jangan anggap sepele "Soft Skills". "Kendalikan Diri Anda"

Kendalikan Diri Anda, Klaus ( 2012 : 11-14)

“climb every mountain / ford every stream / follow every rainbow /till you find your dream.” Apakah lirik lagu ini terdengar akrab di telinga anda? Kadang-kadang ketika menghadiri konferensi untuk para profesional, saya merasa seperti sedang berada di dalam sebuah pertunjukan drama kolosal The Sound Of Music. Para pembicara motivasional berteriak dari atas podium, “kejar keinginan anda! Jika anda memikirkannya, anda akan memperolehnya.” Saya berjanji , kalau saya mendengar satu orang lagi mengatakan seperti itu, saya akan pergi ke puncak gunung di swiss. Mungkin ini lah alasan mengapa saya mengenal dengan sangat baik orang-orang yang berkata kepada saya seandaianya saja mereka lebih awal menyadari bahwa bersemangat pada suatu hal bukan berarti secara otomatis akan memiliki bakat atau kecakapan untuk menjadi sukses dalam hal tersebut. Bahkan, memiliki ketiganya (semangat, bakat, dan kecakapan) masih tidak menjamin kesuksesan. Salah satu cara untuk menemukan kebahagian, pekerjaan sejati, atau semua yang benar-benar tidak akan keberatan menghabiskan delapan sampai sepuluh jam setiap hari untuk melakukannya, adalah mengenal diri anda dengan sangat baik.

            Menurut saya, hal yang paling utama adalah periksa diri anda dengan jujur dan cermat. Setelah lebih dari satu dekade membimbing orang pada awal kariernya, saya menemukan dari waktu ke waktu bahwa orang-orang yang tidak pernah menginvestasikan diri berakhir kegagalan dan kesengsaraan. Mereka belum cukup berpikir tentang jenis tugas apa saja yang mereka ingin integrasikan ke dalam kehidupan kerja mereka, atau bagaimana kekuatan dan kelemahan mereka bisa berdampak pada pilihan karier. Itu cukup sederhana, sebenarnya. Mesing-masing dari kita memiliki talenta khusus yang sesuai untuk jenis karier tertentu daripada karier yang lain.jika anda mencari lini pekerjaan yang cocok, anda mungkin akan lebih berkembang. Jika anda mengejar klini kerja yang tidak kompaitbel, anda diharapkan berjuang lebih keras. Dalam rangka mempelajari dimana anda akan paling berkenbang, luangkan waktu untuk mengenal diri lebih baik. Pikirkan hal ini seperti membeli sebuah asuransi khusus yang akan membuat anda tidak begitu mudah terkena sakit hati, kecamasan, stres, dan kehilangan waktu atau uang.

            Ada yang mengatakan, mengetahui apa yang paling cocok dilakukan hanya membuat rumit. Awalnya memang tidak selalu jelas dimana letak kekuatan anda, sehingga diperlukan waktu dan pengalaman untuk mencari tahu. Kadang-kadang memperoleh pelajaran berharga dari memperhatikan kelemahan kira sendiri. Berikut ini ada kasus marta yang berusia tiga puluh delapan tahun.

Pada tahun-tahun awal kariernya, Marta begitu sering berganti pekerjaan sehingga mambuat para pambeli kerja potensia berpikir ia tidak punya komitmen, bertingkah, atau seseorang yang mudah bosan. Bahkan, teman-teman kuliah menjulukinya “Si Katak” akibat seringnya ia berpindah dari satu pekerjaan ke p;ekerjaan lain. Namun, begitu ia memeriksa kekuatan yang dimilikinya, ia mnyadari seuatu yang sangat kuat dari dirinya sendiri: bisa kita namakan “fixer-upper” alias “tukang renovasi” — bukan untuk rumah tua, tetapi bisnis. Saat ia menjelaskan, “saya pernah memegang berbagai posisi manajemen di perusahaan-perusahaan menengah. Setiap kali saya bekerja, saya menghabiskan sejumlah besar waktu mencari cara untuk merombak dan memperbaiki organisasi perusahaan. Begitu segalanya berjalan lancar, saya segera gelisah dan beralih keperusahaan lain dan mencari tantangan berikutnya”.

            Pada awalnya, pola ini membuatnya meragukan kemampuannya untuk tetap pada suatu posisi. Namun, semakin ia memikirkan hal itu, semakin ia menyadari bahwa gairah dan bakatnya yang sesungguhnya bukanlah sebagai menajer tetapi sebagai orang psesialis pengembangan bisnis. Jadi, sebelum kebiasaan gonta-ganti pekerjaan bisa menjadi sebuah masalah karier, ia memutuskan untuk memulai perusahaan konsultan sendiri, yang kini telah tumbuh menjadi sebuah bisnis yang bernilai jutaan dolar.

          Apakah anda baru mulai atau sudah melesat jauh si sepanjang lintasan karier, menjadi dan tetap betahan sukses bergantung tidak hanya pada mengetahui siapa diri anda dan di area mana anda hebat, tetapi juga mengatahui bagaimana cara orang lain menilai anda – bahkan ketika review kinerja anda sedang buruk. Ini berarti anda menerima rangkuman penilaian kinerja tahunan anda atau penilaian 360 derajat (sebuah pendekatan yang menggabungkan umpan balik (feedback) yang komprehensif dari siapa pun yang berinteraksi dengan anda di tempat kerja – kolega, pengawas, anggota tim, klien, dan laporan langsung). Gunakan ini sebagai kesempatan untuk berpikir tentang kompetensi dan prestasi, mengidentifikasi kesenjangan, dan pastikan anda berada dijalur untuk melakukan apa yang ingin anda lakukan. Ya, apa yang anda inginkan! Bukan apa yang ada dalam pikiran pasangan atau bos anda. Selain itu, khususnya ditahun-tahun awalkerja atau selama transisi besar, pertemuan dengan seorang konselor kerier sangat membantu dan menguatkan.

referensi:

Klaus, Peggy (2012) Jangan Anggap Sepele Soft Skills, Jakarta: Penerbit Libri

keberhasilan komunikasi dalam suatu tim atau organisasi (KOMUNIKASI BISNIS)

Keberhasilan komunikasi dalam suatu tim atau organisasi

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI

Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentrasfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:

1.      Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi.

2.      Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Umumnya, organisasi sangat terganggu pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Penelitian yang dilakukan oleh J. Michael Sproul menunjukan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi, tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain. Yaitu komunikasi nonverbal tidak penting bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a.       Menetapkan tujuan.

Tujaun organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan kepuasan pelayanan kepada pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuanorganisasi tersebut, sangat diperlukan informasi atau komunikasi antar unit yang ada dalam organisasi tersebut

b.      Membuat dan melaksanakan keputusan

Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai piliahan/alternative yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya, bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c.       Mengukur prestasi kerja

Untuk mengukur prestasi kerja suatu organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.

d.      Merekrut dan mengembangkan staf

Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkan secara terbuka, menilai resume, dan melakukna wawancara untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan stef organisasi.

e.       Pelayanan pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengaan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk symbol seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.

f.       Negosiasi dengan pemasok

Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suaut perusahaan perlu mengadakan negosisasi dengan pemasok maupun pemberi pinjaman. Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komuniaksi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

g.      Membuat produk

Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru,kemudain menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suaut produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.

h.      Berinteraksi dengan peratuan yang ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberikan perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan.

B. POLA KOMUNIKASI

Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suaut organisasi?

Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonfrmal (informal communications channel).

1.      Saluran komunikasi formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan maupun dari manajer kepada karyawan, maka ola tranformasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Green, 1985).

a.       Komunikasi dari atas ke bawah

Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawah merupakan komunikasi dari atas ke bawah ( top-down atau downward communications ). Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat  kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun bulletin.menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah memiliki lima tujuan pokok, yaitu:

      Untuk memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu.

      Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

      Untuk memberikan informaasi tentang prosedur dan praktik organisasional.

      Untuk memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

      Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membuat organisasi menanamkan tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditunjukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.

b.      Komunikasi dari bawah ke atas

Dalam suatu organisasi, komunikasi dari bawah ke atas ( botton-up atau upward communications ) berarti alur informasi berawal dari bawahan menuju ke atas. Informasi mula-mula berasal dari karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi,dan akhirnya ke manajer umum.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalua tidak, informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, Karena yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidak percayaan terhadap informasi tersebut.

Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan.

Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyalamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut. Seorang bawahan umumnya tidak ingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total. Sehingga mereka memilih tidak melaporkan kegagalan tersebutsama sekali.

c.       Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan informasi horizontal antara lain untuk melakukan persesuaian, mempengaruhi, dan memberikan informasi kwpada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi secara horizontal menjadi penting artinya manakala masing-masing bagian atau departemen dalam suatu organisai meiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. Teta[I jika masing-masing bagian dapat belerja sendiri-sendiri, maka komunikasi horizontal akan minim jarang dipakai.

d.      Komunikasi diagonal

Benrtuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasidiagonal ( diagonal communikcations ) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.

Bentuk komunikasi ini memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:

      Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

      Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Disamping kebaikan atau keuntungan, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e.       Keterbatasan komunikasi formal

Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi bersar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus lebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada di bawahnya. Artinya, banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.

2.      Saluran informasi informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat, dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbicarakan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, music, acara film, sinetron TV, kadangkala mereka juga berbicara hal-hal yang berkaitan sengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam sutau prganisai. Meraka kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tersebut dapat dijelaskan berikut ini.

a.       Penanganan pesan-pesan rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) adalah lebih banyak dari pada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya kepada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunisi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, manajer perlu mamperhatikan berbagai hal berikut.

      Mengurangi jumlah pesan.

      Instruksi yang jelas.

      Mendelegasikan tanggung jawab.

      Melatih petugas.

b.      Penanganan krisis komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau resiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisisi komuniksi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.

Dalam suatu situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:

      Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

      Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.

      Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

      Caritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf.

      Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata.

D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Bila anda tahu dinamika komunikasi, anda akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi di dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, anda dapat menyesuaikan pesan-pesan anda sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.

Disamping itu, keterampilan komunikasi, keterampilan membeca, menulis, mendengar, dan berbicara adalah sangat penting dan di utamakan oleh para pimpinan suatu perusahaan. Keterampilan anda dalam berkomunikasiakan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dalam dunia bisnis.

Beberapa keterampilan khusus diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

      Membaca.

      Mendengar.

      Percakapan menarik.

      Wawancara.

      Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.

      Berpidato dan presentasi.

      Menulis surat, memo, dan laporan.

Cara tebaik untuk meningakatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latiha-latihan atau praktik-praktik. Seseorang yang telah menulis sepuluh buah laporan biasanya adalah lebih baik daripada mereka yang hanya menulis dua buah laporan. Anda belajar dari pengalaman, dan pelajaran yang paling penting dari pengalaman anda adalah belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah anda lakukan atau dilakukan orang lain.

Referensi :

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlangga, 2003