keberhasilan komunikasi dalam suatu tim atau organisasi (KOMUNIKASI BISNIS)

Keberhasilan komunikasi dalam suatu tim atau organisasi

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI

Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentrasfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:

1.      Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi.

2.      Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Umumnya, organisasi sangat terganggu pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Penelitian yang dilakukan oleh J. Michael Sproul menunjukan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi, tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain. Yaitu komunikasi nonverbal tidak penting bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a.       Menetapkan tujuan.

Tujaun organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan kepuasan pelayanan kepada pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuanorganisasi tersebut, sangat diperlukan informasi atau komunikasi antar unit yang ada dalam organisasi tersebut

b.      Membuat dan melaksanakan keputusan

Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai piliahan/alternative yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya, bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c.       Mengukur prestasi kerja

Untuk mengukur prestasi kerja suatu organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.

d.      Merekrut dan mengembangkan staf

Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkan secara terbuka, menilai resume, dan melakukna wawancara untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan stef organisasi.

e.       Pelayanan pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengaan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk symbol seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.

f.       Negosiasi dengan pemasok

Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suaut perusahaan perlu mengadakan negosisasi dengan pemasok maupun pemberi pinjaman. Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komuniaksi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

g.      Membuat produk

Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru,kemudain menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suaut produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.

h.      Berinteraksi dengan peratuan yang ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberikan perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan.

B. POLA KOMUNIKASI

Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suaut organisasi?

Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonfrmal (informal communications channel).

1.      Saluran komunikasi formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan maupun dari manajer kepada karyawan, maka ola tranformasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Green, 1985).

a.       Komunikasi dari atas ke bawah

Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawah merupakan komunikasi dari atas ke bawah ( top-down atau downward communications ). Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat  kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun bulletin.menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah memiliki lima tujuan pokok, yaitu:

      Untuk memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu.

      Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

      Untuk memberikan informaasi tentang prosedur dan praktik organisasional.

      Untuk memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

      Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membuat organisasi menanamkan tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditunjukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.

b.      Komunikasi dari bawah ke atas

Dalam suatu organisasi, komunikasi dari bawah ke atas ( botton-up atau upward communications ) berarti alur informasi berawal dari bawahan menuju ke atas. Informasi mula-mula berasal dari karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi,dan akhirnya ke manajer umum.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalua tidak, informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, Karena yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidak percayaan terhadap informasi tersebut.

Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan.

Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyalamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut. Seorang bawahan umumnya tidak ingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total. Sehingga mereka memilih tidak melaporkan kegagalan tersebutsama sekali.

c.       Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan informasi horizontal antara lain untuk melakukan persesuaian, mempengaruhi, dan memberikan informasi kwpada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi secara horizontal menjadi penting artinya manakala masing-masing bagian atau departemen dalam suatu organisai meiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. Teta[I jika masing-masing bagian dapat belerja sendiri-sendiri, maka komunikasi horizontal akan minim jarang dipakai.

d.      Komunikasi diagonal

Benrtuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasidiagonal ( diagonal communikcations ) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.

Bentuk komunikasi ini memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:

      Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

      Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Disamping kebaikan atau keuntungan, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e.       Keterbatasan komunikasi formal

Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi bersar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus lebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada di bawahnya. Artinya, banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.

2.      Saluran informasi informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat, dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbicarakan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, music, acara film, sinetron TV, kadangkala mereka juga berbicara hal-hal yang berkaitan sengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam sutau prganisai. Meraka kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tersebut dapat dijelaskan berikut ini.

a.       Penanganan pesan-pesan rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) adalah lebih banyak dari pada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya kepada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunisi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, manajer perlu mamperhatikan berbagai hal berikut.

      Mengurangi jumlah pesan.

      Instruksi yang jelas.

      Mendelegasikan tanggung jawab.

      Melatih petugas.

b.      Penanganan krisis komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau resiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisisi komuniksi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.

Dalam suatu situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:

      Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

      Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.

      Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

      Caritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf.

      Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata.

D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Bila anda tahu dinamika komunikasi, anda akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi di dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, anda dapat menyesuaikan pesan-pesan anda sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.

Disamping itu, keterampilan komunikasi, keterampilan membeca, menulis, mendengar, dan berbicara adalah sangat penting dan di utamakan oleh para pimpinan suatu perusahaan. Keterampilan anda dalam berkomunikasiakan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dalam dunia bisnis.

Beberapa keterampilan khusus diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

      Membaca.

      Mendengar.

      Percakapan menarik.

      Wawancara.

      Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.

      Berpidato dan presentasi.

      Menulis surat, memo, dan laporan.

Cara tebaik untuk meningakatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latiha-latihan atau praktik-praktik. Seseorang yang telah menulis sepuluh buah laporan biasanya adalah lebih baik daripada mereka yang hanya menulis dua buah laporan. Anda belajar dari pengalaman, dan pelajaran yang paling penting dari pengalaman anda adalah belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah anda lakukan atau dilakukan orang lain.

Referensi :

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlangga, 2003